Скачать документ в формате Word
- Общие положения
1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом руководителя «Компании» по представлению заведующего канцелярией.
4. Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в «Компании».
4.2. Основные положения единой государственной системы делопроизводства.
4.3. Структуру «Компании» и её подразделений.
4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5. Порядок контроля над прохождением служебных документов и материалов.
4.6. Основы организации труда.
4.7. Правила эксплуатации вычислительной техники.
4.8. Законодательство о труде.
4.9. Правила внутреннего трудового распорядка.
4.10. Правила и нормы охраны труда.
5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о канцелярии.
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива в «Компании».
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно заведующему канцелярией.
7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя «Компании». Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюциями руководителей «Компании» передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив «Компании» документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Принимает документы на подпись, проверяя правильность их составления и оформления.
9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
1. Знакомиться с проектами решений руководства «Компании», касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанные с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать руководству «Компании» о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности «Компании» (её структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства «Компании» оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.